El Oficial de Cumplimiento: Consejos para cumplir con “Los Reguladores”.

En la publicación anterior “Principales amenazas y los retos del Oficial de Cumplimiento y cómo reaccionar ante Ellos”, te brindamos algunos consejos de carácter general para reaccionar ante ellos, enfrentándolos de tal manera que concentres tus esfuerzos en los aspectos de mayor relevancia e impacto.

En este artículo vamos a abordar uno de los temas mencionados en el artículo anterior, “Los Reguladores”.

Los reguladores han aumentado la presión sobre las entidades reguladas, ampliando los alcances y objetivos de supervisión, provocando que el Oficial de Cumplimiento tenga que dedicar más tiempo para atender todos los temas regulatorios.

• Mayor cantidad de inspecciones en el año: Los Reguladores han aumentado la cantidad de visitas, sin reducir necesariamente los alcances en las inspecciones. Procesar requerimientos regulatorios previo y durante las inspecciones, responder exposiciones de hechos, preparar y documentar recursos por la vía administrativa y por último tienes que dedicar mucho tiempo a cumplir con el plan de acción para superar los hallazgos, al que te comprometiste con el Regulador. Esto te lleva a pensar que más del 50% de tiempo lo estás dedicando a estas actividades.
• Incremento en el monto y volumen de sanciones: Los montos aplicables por sanciones han aumentado considerablemente, lo que aumenta la presión interna por parte de las Juntas Directivas y Alta Gerencia, sobre el Oficial de cumplimiento y te aumenta el nivel de estrés.
• Mayor cantidad de sanciones y entidades sancionadas: Los resultados reflejados en los informes de evaluaciones mutuas no son nada halagadores para los países, principalmente porque GAFI ha incluido la medición de la efectividad de las medidas anti lavado de dinero, siendo una las observaciones que los reguladores en los países no están aplicando sanciones por incumplimiento en los programas ALD/FT/FP. Esto ha provocado que los reguladores hayan aumentado la cantidad de sanciones promedio por institución por año, habiendo instituciones con varias sanciones y con montos significativos en los últimos años, principalmente aquellos Reguladores de países que se encuentran en alguna lista o son sujetos de seguimiento cercano por parte del GAFI o sus Filiales.
• Tiempos reducidos para superar los hallazgos de los reguladores: El esfuerzo que el Oficial de Cumplimiento tiene que realizar para cumplir con el plan de acción aprobado por los reguladores se ha aumentado, debido a que estos han normado tiempos máximos y mínimos para implementar las medidas correctivas; como máximo seis meses para superar los hallazgos categorizados como muy complejos y 30 días para los hallazgos de menor complejidad.
• Mayor cantidad de reportería solicitada por el regulador. Los reguladores producto de las evaluaciones de GAFI y de la pandemia, han incrementado la cantidad de información que solicitan a las Empresas.
• Nivel de frustración de los Oficiales de Cumplimiento: Es común escuchar frases como; “Todo mi tiempo lo estoy dedicando al Regulador y no me queda tiempo para nada más”; “Los reguladores están multando por todo, hasta por hallazgos que no son de riesgo o son de bajo impacto”, “Están multando a todas las instituciones y/o empresas”.

Para apoyarte en esta labor hemos preparado algunas reflexiones para cada uno de los principales temas que abordamos en el presente artículo y que junto con otras  publicaciones encontrarás en nuestra página https://insightconsultora.com/ que te pueden ayudar a enfrentar estos retos y mejorar tu efectividad.

Comenzaremos con algunos “Consejos” para apoyarte en tu gestión.

• Los Reguladores tienen mucha presión para cumplir con las recomendaciones de GAFI y sus Filiales y concentran sus esfuerzos en obtener la mejor nota en las evaluaciones. Estos temas deberían ser mejor comunicados por parte de los reguladores a los sujetos obligados, para que estos conozcan hacia donde se enfocarán las inspecciones regulatorias, de tal manera que se alcance la efectividad deseada en el menor tiempo, que al final del día es lo que importa a los sujetos obligados, a los reguladores y al país.
• Tienes que estar claro que en temas regulatorios no tienes mucho margen para cambiar el sistema. No tienes incidencia en la cantidad de inspecciones, en el alcance y en la información que te solicitan antes y durante las inspecciones. No generes energía negativa en tu mente y concéntrate en reflexionar de qué manera puedo ejecutar este proceso de la forma más eficiente y con menos estrés. Aprovecha al máximo los espacios que abre el regulador cuando hará reformas y aprovecha cuando hay consenso a nivel de toda la industria y el regulador te abre algún espacio.
• “Analiza con mucha objetividad el Sistema de extracción de datos”. Revisa el proceso de extracción de datos con el que cuentas, míralo a fondo y reflexiona sobre lo que realmente te funcionaría. Es de suma importancia para la labor del Oficial de Cumplimiento, contar con un sistema de extracción de datos confiable y eficiente. Todas las regulaciones obligan a los sujetos obligados a contar con sistemas eficientes. Tienes que vender la importancia de este tema a tus Directivos, demostrándoles que un sistema confiable te reduce riesgos regulatorios, recursos humanos y tiempo en la ejecución de las tareas de extracción de datos. El tiempo que se invierte en la extracción de datos y en revisar y corregir la información a entregar a los reguladores, en un gran número de instituciones es muy alto. En muchos casos trabajas mucho tiempo extra, fines de semana y al final del día no logras estar seguro de que lo que entregas está con un margen de error muy bajo. La trascendencia que tiene esto en el resultado de las inspecciones es muy determinante. Si no estás claro o tienes alguna duda sobre lo que te está solicitando el regulador, consúltale hasta que entiendas correctamente lo que quiere tu regulador. Esto te ahorrará reprocesos.
• El Incremento en el monto y mayor cantidad de sanciones y entidades sancionadas, hace que las Juntas Directivas, los Directivos, Gerentes y Casa Matriz, aumenten la presión sobre el Oficial de Cumplimiento y normalmente le dejan claro a los Oficiales de Cumplimiento, que en los temas de PLD/FT/FP no hay margen de error. Tienes que ver esta presión de los Directivos como una oportunidad y no como un problema, aprovecha que tu Junta Directiva tiene conciencia de la importancia del tema y solicita los recursos que necesitas para cumplir con los requerimientos de los reguladores. Solicita consultores externos si no cuentas con el tiempo suficiente para diseñar nuevos procesos, actualizar los existentes y evaluar tu sistema. Normalmente el día a día absorbe tu tiempo disponible. Tienes que fijar en tu mente que es tu obligación cumplir con todo, también debe ser prioridad número uno que debes de disponer de tiempo para pensar, para crear y para definir estrategias de futuro y si no lo tienes busca ayuda a través de consultores.
• En lo referente a reportería que te solicita el regulador de forma regular, automatízala de forma inmediata, que estos reportes se generen de forma automática. Revisa los reportes actuales y procede a automatizarlos si no lo has hecho.
• Tienes que analizar la causa raíz de los hallazgos regulatorios y buscar soluciones definitivas, no te limites a corregir lo mínimo requerido, analiza si los hallazgos se relacionan con varios procesos y haz una corrección integral. Solicita más tiempo al regulador si el plan lo requiere. Debes crear la cultura de anticiparte al regulador. No tienes muchas opciones, tienes que cumplir. Concéntrate en ello y no te quejes. No critiques al regulador por el nivel de riesgo que representa el hallazgo, nada lograrás, ese hallazgo no debería tomarte mucho tiempo corregir, concéntrate en los de mayor riesgo.

Lo más importante es revisar periódicamente y de forma integral, tu sistema de prevención, lo que significa que debes evaluar todos los componentes del sistema.

• No pienses que las evaluaciones de auditorías externas e internas, son suficientes para afirmar que tu sistema no requiere revisión.
• Busca ayuda para que te apoyen en la actualización y consolidación de tu programa. Tienes que apoyarte en un consultor con él te sientas cómodo y sepas que está de tu lado para trabajar de la mano contigo y los resultados no trascenderán de tu organización. Un consultor te ayudará a contar con ese tiempo y a obtener resultados a corto plazo.
• En Insight Consultora Cumplimiento y Riesgo. contamos con un programa de coaching y ofrecemos servicios de consultoría más integrales si lo requieres. No dudes en contactarnos. https://insightconsultora.com/